Как все успевать: полезные лайфхаки

О чем речь? В современном мире скорость жизни постоянно увеличивается, и многие из нас задаются вопросом: «Как все успевать?».

На что обратить внимание? В статье приведены советы и лайфхаки, которые помогут вам оставаться продуктивными и все успевать.

Почему так трудно успевать делать все дела

Жизнь человека сегодня достаточно интенсивна, и многих волнует проблема, как все успевать. Речь идет не только о рабочих планах, но и о полноценном отдыхе, хобби и личных отношениях.

Люди испытывают нехватку времени в силу различных обстоятельств. Рассмотрим основные из них:

• Многозадачный режим, при котором на протяжении дня необходимо успеть решить много вопросов (профессиональная деятельность, учеба, спортивные занятия, покупки, воспитание детей и прочее). При этом хочется просто расслабиться и лечь спать не слишком поздно.



• Бесполезная трата времени. Сюда можно отнести «залипание» в Интернете, просмотр всевозможных сериалов, чтение новостей, пустую болтовню по телефону. Если вы хотите все успевать, то от подобного времяпровождения необходимо отказаться или максимально сократить его.

• Лень. Это естественное состояние, присущее в той или иной степени каждому человеку. Но когда леность приводит к проблемам, нельзя позволять ей отравлять вам жизнь.

• Неэффективность или низкая продуктивность. Вы растягиваете какое-то дело на длительный срок, хотя его можно выполнить более оперативно. Низкая производительность вряд ли позволит вам все успевать в срок.

• Недостаток энергии. Причин подобного состояния может быть множество: гиподинамия, несбалансированный рацион, нехватка кислорода в крови.

С чего начать

Люди, которые регулярно жалуются на то, что ничего не успевают, на самом деле не умеют или не хотят грамотно распределять свое время. Они считают, что это сложно или даже нереально. Рационально управлять таким важным ресурсом может любой человек, изучив основы тайм-менеджмента, с помощью практических поэтапных инструкций.

Тайм-менеджмент представляет собой набор эффективных технологий и приемов, необходимых для успешного планирования и учета времени. Эти принципы позволяют организовать рабочий процесс, исключив ненужную суету, перенапряжение и связанный с этим стресс. Данный подход учит находить оптимальные варианты использования времени, чтобы работать и жить в моменте, правильно распределяя дела по часам и дням недели.

Если вы хотите разобраться в том, как все успевать и жить полной жизнью, то при составлении плана на будущее придерживайтесь главного принципа тайм-менеджмента: измеряйте время не в часах, а в выполненных действиях. Это позволяет повысить качество жизни через понимание, как выстроить свой график с максимальной пользой.

Какие есть техники тайм-менеджмента, чтобы все успевать

• Принцип Парето. Принцип Парето (или правило 80/20) разработан экономистом Вильфредо Парето из Италии. Суть данного подхода заключается в том, что 20 % действий отвечают за 80 % конечного результата. 
  
  Доказано, что выполнение всего 20 % заданий из списка задач способно обеспечить эффективность рабочего дня. Чтобы это произошло, важно определить главные цели, и всю энергию направить на их достижение.

• Закон Паркинсона. Это практическая закономерность, и если ее освоить, можно существенно улучшить эффективность. Внедрил ее историк Сирил Норткот Паркинсон из Британии. Он обратил внимание на то, что любую задачу можно выполнить за то время, которое человек сам наметит. 
  

  Читайте также

  «Как признать ошибку и почему это так важно»

  Подробнее
  
  

  Например, если требуется сдать проект к 14:00, а выполнять его начали только в 9:00, при определенном настрое велика вероятность выполнить работу, рассчитанную на несколько дней, всего за 5 часов. Подобный подход оптимален для прокрастинаторов, которые гарантировано выполнят работу, понимая, что нет возможности ее дальше откладывать. Попробовать на себе закон Паркинсона можно, представив, что с собой нет зарядного устройства, и важно успеть выполнить задание до того момента, как разрядится гаджет.

• «Поедание лягушки». Это любимый метод бизнес-коуча Брайана Трейси, который предлагает выделять сложные или неприятные задачи и в первую очередь заниматься ими. В начале рабочего дня мозг еще не устал, поэтому ему будет проще разобраться, как все успевать и вовремя справляться со ответственными заданиями.

• Техника «помидор». Подходит тем, кто регулярно отвлекается от работы и кого страшит только одна мысль, что потребуется весь день посвятить делам. Метод помидора («система 25 минут») разработал писатель и профессионал в вопросах тайм-менеджмента Франческо Чирилло. Суть технологии заключается в следующем: 25 минут отводятся на работу и 5 минут можно отдохнуть. Чтобы следить за временем, можно настроить таймер и точно выдерживать временные отрезки. Через каждые четыре цикла необходим перерыв на полчаса. Существует мнение, что подобное название техника приобрела благодаря тому, что у самого Чирилло был кухонный таймер в форме томата.

• Методики распределения времени «90 на 30» и «52 на 17». Принцип этих методов идентичен предыдущему: планируйте больше времени на работу и меньше на отдых. Чередование видов деятельности дает возможность разгрузить мозг и снять напряжение. Очень важно соблюдать их очередность и обязательно устроить полноценный отдых: послушать спокойную музыку, погулять на природе.

Как научиться успевать больше

1. Приучите себя вставать на час раньше обычного. Ставьте будильник так, чтобы проснуться раньше, чем привыкли. Тогда у вас с утра будет лишний час времени. Ученые доказали прямую связь личной продуктивности и раннего подъема.

2. Составьте подробный список дел. Запишите все, что необходимо успеть выполнить в течение дня. Нужно ответить на запрос налоговой службы? Внесите задачу в свой список. Необходим еженедельный отчет для начальства? Укажите в списке и эту задачу. Грамотное планирование дает возможность держать ситуацию под контролем, не упустить ничего важного. Составив план действий, вы будете легче представлять, как успевать все и даже больше.

3. В первую очередь решайте сложные вопросы. С утра, будучи полным сил, следует приступать к решению самых сложных задач. Таким образом удается минимизировать уровень напряжения. На вас не будет давить тяжелый груз предстоящей ответственной работы. Вторую половину рабочего дня можно посвятить более легким делам.

4. Приведите в порядок рабочее место. Кучи бумаг и горы ненужных папок будут мешать вам сфокусироваться на самом важном в текущий момент. Обязательно найдите несколько минут, чтобы навести порядок вокруг себя.

5. Регулярно выполняйте зарядку. Возьмите за привычку начинать утро с комплекса упражнений, легкой пробежки или йоги. Спортивные нагрузки позитивно влияют на результаты интеллектуальной деятельности.

6. Откажитесь от многозадачности. Начиная несколько дел одновременно, человек поддается ощущению, что так получится выполнить больший объем задач. На самом деле это обманчивое впечатление. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, снижается концентрация внимания. При этом неизбежно страдает и личная продуктивность.

7. Научитесь отказывать. Деловая репутация работника определяется результатами его деятельности. Если вы не уверены, что способны выполнить задачу, правильнее отказаться от участия в проекте.

8. Разберите папку «Входящие» почтового ящика. Множество непрочитанных сообщений вызывают неприятное чувство дискомфорта. Значительно увеличивается шанс пропустить действительно нужную корреспонденцию. Важно научиться регулярно наводить порядок в почтовом ящике: удаляйте ненужные сообщения и своевременно давайте ответ на важные письма.

9. Внимательно читайте документы, а не поверхностно просматривайте. Пролистывание не даст вам возможность экономить свое время. Вам, наоборот, потребуется вновь возвращаться к изучению нужной информации, пропущенной второпях.

10. Работайте в наушниках. Даже если в них тишина, существенно снижается риск того, что окружающие захотят потревожить вас во время работы.

11. Избегайте встреч, на которые можно не приходить. Планируя распорядок дня, убедитесь в том, что все намеченные встречи на самом деле необходимы. Возможно, какие-то вопросы решаются по телефону или написанием на имейл. На личный разговор должно тратиться около получаса. Если ограничен во времени, к поиску решения вопроса придется приступить более оперативно.

12. Принимайте решение за минуту, тогда работа будет двигаться быстрее, и получится все успевать.

Планирование и расстановка приоритетов

Человеческие возможности имеют предел, который не стоит нерационально превышать, если важно долгие годы оставаться сильным и здоровым и все успевать. Поэтому серьезные дела правильнее не откладывать на потом. Если начинать день с незначительных задач, то на глобальные вопросы не найдется ни сил, ни времени. Возможно, придется переносить их решение на следующий день. А завтра вновь возникнут отвлекающие моменты, которые помешают успешно завершить дела.

Чтобы этого не случилось, в списке дел нужно классифицировать задачи по уровню сложности. Более масштабные дела следует выполнять в первой половине суток, чтобы завершить их до окончания рабочего дня. Для определения дел по степени важности и приоритетности нередко используется известная матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Выглядит она следующим образом:

• Графа I содержит срочные по времени дела. Займитесь ими в первую очередь.

• Во II колонку относят важные, но не зависящие от времени задачи. Их выполняют после закрытия ключевых вопросов.

• Пункт III включает срочные, однако не очень важные вопросы. Их решают по возможности или при острой необходимости.

• Задачи из колонки IV считаются не срочными и не важными. Их можно отложить на потом.

Чтобы иметь возможность добиваться лучших результатов с наименьшими затратами, необходимо придерживаться принципов:

• Ставьте перед собой только четко сформулированные и выполнимые цели. При этом они должны удовлетворять ваши амбиции. Визуализируйте свое желание и внесите его описание в план. Сосредоточьтесь на основном. Распыляться между несколькими желаниями не стоит. Так вы не сможете добиться эффективного результата. Если на пути к цели подстерегают сложности, не отказывайтесь от мечты сразу. Стоит поискать иные способы ее осуществления.

• Практикуйте декомпозицию задач. Научитесь крупные дела разделять на более мелкие и легко выполнимые. Каждый успешно завершенный этап делает вас на шаг ближе к основной цели. Чем масштабнее задача, тем выше она будет расположена в общей иерархии целей. Мелкие, промежуточные дела необходимо планировать в конце каждого рабочего дня. Тогда вам будет легче с утра настроиться на серьезный лад. Вы просто займете свое рабочее место и начнете решать запланированные с вечера вопросы. Вам не нужно пытаться удержать в голове дополнительную информацию. Точно понимая текущие задачи, вы будете поэтапно решать их, не тратя время на второстепенные дела. Это даст возможность сделать работу быстрее и качественнее.

• Избегайте многозадачности. Умение решать несколько задач одновременно – это утопия. В этом случае всегда есть риск пропустить что-то важное. Исследования ученых Лондонского университета доказали, что одновременная работа над несколькими проектами провоцирует критическое падение уровня IQ. Тогда о качестве можно даже не вспоминать. Выберите максимум три основные ежедневные задачи и приложите все усилия, чтобы успеть их выполнить.

Как режим дня влияет на нашу продуктивность

Для того чтобы хватало внутреннего ресурса для достижения целей, чтобы максимально все успевать, как известно, важен режим дня, в котором учтены сон, приемы пищи и прочие потребности человека:

• Полноценный сон. Здоровый сон является определяющим фактором продуктивности. Старайтесь ежедневно ложиться и вставать в одно время. Чтобы выработать у себя подобную привычку, можно установить в телефоне напоминание, которое по вечерам будет подсказывать, что пора отдыхать. Рассчитайте, сколько часов сна вам необходимо для того, чтобы качественно отдохнуть, исходя из того, во сколько нужно проснуться.

• Спортивные нагрузки. Спорт дает возможность человеку поддерживать свое ресурсное состояние. Не расстраивайтесь, если ваш график не позволяет посещать зал. Даже регулярная зарядка позволяет увеличить количество энергии и повышает продуктивность.

• Своевременный отдых. Планировать важно не только работу, но и периоды для отдыха. Но надо понимать, что отдых — это не проводить время в гаджетах. Это ритуалы, которые наделяют силой и энергией. Кому-то для восстановления хватит 20 минут в теплой ванне в тишине, кому-то требуются действия посерьезнее, но забывать о себе нельзя.

Инструменты и сервисы, которые помогут все успевать

Существуют различные методики и инструменты для организации собственного времени, объясняющие, как все успевать. Рассмотрим самые популярные из них:

• Трекеры выработки различных привычек. Это приложение, в котором вы намечаете цели и указываете, с какой периодичностью выполняли их. Данный инструмент позволяет отслеживать прогресс и тем самым повышать внутреннюю мотивацию.

• Онлайн-календари для планирования. Удобны для составления рабочих планов, а также для грамотного подхода к организации иных сфер жизни. Календарь содержит все внесенные цели и задачи на определенный момент времени. Таким образом, вы гарантировано не забудете выполнить что-либо из намеченного. Для каждого дела устанавливается напоминание.

• Сервисы, позволяющие управлять проектами. Самым популярным из них считается Trello. Программа является облачным сервисом, с помощью которого удобно управлять проектами и координировать работу целой команды. В приложении есть доски с проектами, на которые добавляются карточки с заданиями. Способов применения досок множество. Например, чтобы определить, какие задачи требуют первостепенного выполнения, рекомендуется создать несколько столбцов с обозначением различных жизненных направлений. Затем выбрать из них те, которые вам хотелось бы подтянуть, и четко прописать, какого результата нужно добиться в итоге. Затем в столбце «Действия» используйте карточки, описывающие конкретные шаги, приводящие к результату.



• Сервисы для создания заметок. Если раньше было принято писать напоминания на бумаге, то сейчас гораздо проще выполнять это в электронном виде. В сервисе «Заметки» можно добавлять картинки, документы, звуковые файлы.

• Pomodoro. Основной принцип метода Pomodoro заключается в том, что периоды активной деятельности чередуются с небольшими перерывами на отдых. Для регулирования периодов работы и отдыха удобно использовать специальными сервисы. Например, Pomodoro Tracker, в котором можно самостоятельно устанавливать нужные интервалы времени, вписывая в них текущие задачи.

Полезные лайфхаки для повышения продуктивности

На сегодняшний день разработано множество медов и подходов к планированию жизни и повышению уровня самоорганизации. Ниже представлен простой чек-лист, который может использовать практически любой человек:

1. Фиксируйте все дела, которые предстоит выполнить. Используйте блокнот, клеящиеся стикеры или приложение в смартфоне. Тогда записанные мысли и прочая важная информация не пропадут.

2. Объективно отслеживайте собственную эффективность любым удобным для вас способом. Старайтесь ежедневно, раз в неделю или в месяц заглядывать в свой план, чтобы оценить, насколько успешно вы продвинулись к цели. Так будет легче проанализировать, куда стремиться дальше.

3. Ставьте перед собой четкие и реально измеримые задачи. Их выполнение будет проще оценить.

4. Научитесь делегировать часть дел. Повесив все дела на себя, вам будет непросто реализовывать намеченную стратегию. Ведь в жизни нередко возникают форс-мажорные обстоятельства, способные помешать справиться с делами в намеченный срок. Перепоручайте задачи компетентным коллегам и вместе работайте над нужным результатом.

5. Старайтесь поддерживать порядок вокруг себя. Жизнь в хаосе не помогает в принятии верных решений.

6. Учитесь отказывать. В первую очередь, себе, своим пустым желаниям. Не все мечты надо воплощать в реальность, если обратить внимание на их пользу и ресурсы, потраченные для достижения.

7. Не забывайте о перерывах на отдых. Можно изредка отпустить ситуацию и перестать контролировать жизнь.

Часто задаваемые вопросы о том, как все успевать

Как называется умение грамотно распоряжаться своим временем?

Контроль над временем, планирование своего дня, тайм-менеджмент (англ. time management) — это технология организации времени и увеличение его эффективности.

На чем основывается тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это методики организации и оптимального использования времени. Они способны помочь вам, если вы регулярно опаздываете, не успеваете выполнить задуманное или откладываете важные дела на потом.

В чем польза тайм-менеджмента?

Умение контролировать время дает понимание, что именно и когда попадает под вашу ответственность. То есть подумать над чем-либо важным завтра не выйдет. Тайм-менеджмент позволяет понять, как распределять свои нагрузки, чтобы все успевать и не тратить время впустую.

Что будет, если пожертвовать отдыхом в пользу работы?

К сожалению, именно подобный график работы при отсутствии достаточного отдыха неизбежно приводит к эмоциональному выгоранию и серьезному переутомлению. Это негативно сказывается на психике и физическом состоянии. В результате возникает нежелание работать, апатия и депрессивные расстройства.

Чтобы все успевать и жить насыщенной жизнью, важно развивать полезные привычки. Старайтесь придерживаться дисциплины. Исключите суету и бессмысленные действия. Приучите себя записывать все важные задачи и дела, обязательно указывая степень их выполнения. Намечайте объективные и достижимые цели. Разделяйте их на мелкие этапы, чтобы легче было их добиться. Сбалансируйте рацион, найдите время для отдыха и соблюдайте режим дня.