Планирование рабочего времени: для чего нужно и как научиться

Планирование рабочего времени невозможно переоценить: оно позволяет работать более собранно, эффективно и при этом достигать больших результатов. Если вы хотите добиться какой-либо цели, просто необходимо распределить время так, чтобы оно не уходило впустую, ведь это самый ценный ресурс сегодня. Если раньше достаточно было выполнять определенный объем работ, то в XXI веке, когда жизнь ускоряется, нужно делать намного больше, чтобы достичь успеха.

Другое название управления временем – тайм-менеджмент. Если неправильно распланировать свой рабочий день, времени не хватает ни на что. А если учитывать, что повседневных задач становится все больше, напрашивается вывод: использовать ресурс нужно рационально. Как научиться правильно планировать свое рабочее время, вы узнаете из нашей статьи.

Важность планирования рабочего времени

Успешный человек прекрасно умеет планировать свое рабочее время. Он знает, какие дела ему необходимо выполнить, и успевает сделать больше, чем тот, у кого такого плана нет. Наличие распорядка дня, даже на психологическом уровне, заставляет человека мобилизоваться. Этот навык полезен для повышения личной эффективности. Ведь лучший результат покажут только те, кто более организован. Научиться планированию реально. Использовать его нужно не от случая к случаю, а постоянно, и не только в работе, но и в обычной жизни.

Тайм-менеджмент заключается не в работе нон-стоп, а в грамотном распределении своей нагрузки так, чтобы организм не испытывал напряжения. Для избегания выгорания стоит правильно планировать рабочее время, а именно выделять часы для отдыха и досуга. Ваша жизнь должна быть комфортной и насыщенной, а работа – максимально эффективной.

В реальной жизни нам приходится решать несколько задач одновременно, от этого страдает качество выполнения работы и моральный дух. Нужно грамотно распределить свои силы и успеть сделать всю работу в срок. Для этого используйте простые, но эффективные инструменты, например, органайзер. На нем можно наглядно распределить задачи по степени важности. Вы сразу увидите, на каком этапе находитесь и что еще вам предстоит сделать. Цель эффективного планирования рабочего времени – не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных задач.

Составляющие планирования рабочего времени

Тайм-менеджмент – это техники и методы планирования рабочего времени. Это самоорганизация и управление собой. Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом.

Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выбрать самые важные и выполнять только их. Нужно организовать себя так, чтобы не отвлекаться на второстепенные задачи. Как говорится, делу время – потехе час.

Составляющие любого планирования рабочего времени:

• Расстановка приоритетов. Стоит понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели. Их расстановка поможет сконцентрироваться на главном и откинуть все лишнее.

• Выбор важных задач. Это маленькие шаги для достижения главной цели, которые вы намечаете, планируя распорядок дня. В зависимости от важности, вы выполняете их постепенно, друг за другом. Только так можно достичь результата.

• Поиск лучших путей решения. Если вы найдете правильный подход для решения поставленной задачи, то сможете выполнить работу быстрее и качественнее.

• Свободное время проводите с пользой. Все зависит от того, на каком этапе вашей работы освободилась минутка. Если вы уже на протяжении нескольких дней перерабатывайте, то используйте это время для отдыха. Когда закончился процесс решения одной задачи, а следующая у вас запланирована на другой день, можете откорректировать свой график работы и приступать к ее выполнению уже сейчас.

Главными правилами в планировании рабочего времени являются следующие:

• Полная концентрация на плодотворной деятельности при выполнении основной задачи.

• Хронология поэтапного выполнения работы посредством записной книжки или специальных приложений для мобильных устройств.

• Удобное рабочее место, ничто не должно вам мешать.

• Сверка достижений с планом мероприятий по окончании рабочего времени. Если выполнены не все задачи, то при планировании следующего дня их стоит внести в этот график.

Время движется стабильно, и человек не может изменить его течение. Тайм-менеджмент поможет правильно распределить дневную загрузку. Ведь основная цель планирования рабочего времени заключается в составление удобного графика работ для эффективности специалиста, сохраняя при этом его лимит психической, умственной и физической энергии.

Абсолютно каждый человек должен уметь планировать свое время правильно, но есть профессии, в которых этот навык просто необходим, это:

• копирайтеры;

• менеджеры интернет-магазинов;

• фрилансеры;

• руководители.

10 эффективных техник планирования рабочего времени

1. Правило 1‑3‑5.

Суть правила в следующем. Оно представляет собой пирамиду, на вершине которой обосновалась главная цель. За этот день вы можете выполнить только одну важную работу. Ярусом ниже идут три задачи, важность которых средняя. А в самом низу пять задач малой важности. Этот способ хорошо подходит для тех, у кого «запара» в работе и не хватает времени абсолютно ни на что. Такая техника поможет постепенно разобрать эти завалы, успеть выполнить все в срок и при этом не работать на пределе своих возможностей.

2. Правило трех.

Канадский писатель и консультант по вопросам продуктивности – Крис Бейли – разработал еще один эффективный метод планирования времени рабочего дня. Его суть заключается в том, что для увеличения своей продуктивности достаточно выделить всего три задачи и сконцентрироваться на их выполнении.

Продуктивность – это не количество галочек в списке выполненных дел, а лишь несколько правильно выбранных задач, от которых зависит успех вашего рода деятельности. Благодаря незначительному количеству задач, можно без спешки и с полной отдачей выполнять свою работу. Данный метод можно использовать при планировании мероприятий на квартал, полугодие и год.

3. Способ 10 минут.

Есть работа, к которой не «лежит душа» и выполнять ее совершенно нет никакого желания. Именно для таких случаев существует этот метод. Нужно заставить себя поработать всего 10 минут, потом взять перерыв на такое же время. Через несколько повторений замечено, что человек «втягивается» в работу и выполняет ее дальше без остановок.

4. Pomodoro.

Этот способ придумал для себя Франческо Чирилло. Будучи студентом, он не хотел много времени тратить на учебу и решил поделить работу над домашним заданием на временные отрезки – по 10 минут каждый. Этот метод получил такое название от таймера, который использовал Франческо во время подготовки домашней работы. Он был в виде томата, а pomodoro с итальянского означает «помидор».

Сейчас временной промежуток активной работы увеличен с 10 до 25 минут, а время отдыха между ними равно 5 минутам. После 4 циклов следует взять перерыв, который составляет 30 минут.

5. Поедание лягушек.

Брайан Трейси – мотивационный оратор, предлагает использовать в работе свою технику. Она основана на том, что начинать работу нужно с самого сложного и неприятного дела – «лягушки». Как только вы его выполните, остальные задачи покажутся вам совершенно простыми, и вы справитесь с ними намного быстрее.

6. 90/30.

В основе данного метода лежит идея о том, что нужно определить для себя основную работу, на которую выделяется 90 минут непрерывной деятельности. По окончании этого времени необходимо взять перерыв, который равен 30 минутам. При необходимости цикл следует повторить, причем после выполнения главной задачи следует перейти к работе над второстепенными.

7. Канбан.

Этот метод индивидуального планирования рабочего времени пришел к нам из Японии. Он помогает наглядно отследить продуктивность вашей работы. Его суть заключается в том, что на любой поверхности, на которой можно делать пометки (пробковая доска, бумага, специальные программы и приложения для мобильных устройств) нужно нарисовать три столбца. Названия у них должны быть следующими: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Распределите ваши дела по этим столбцам, и вам станет ясно, над чем еще придется поработать.

8. Правило двух минут.

Суть данной техники заключается в том, что если у вас есть задача, которую можно выполнить менее чем за две минуты, ею нужно заняться немедленно. Так вы помогаете себе в последующем не отвлекаться на эту мелочь в процессе бурной деятельности.

9. Матрица Эйзенхауэра.

Эта техника планирования рабочего времени создана Дуайтом Эйзенхауэром. Американский президент рекомендовал распределять свои задачи на четыре раздела: «Срочные и важные», «Важные и несрочные», «Срочные, но неважные», «Несрочные и неважные». После этого видно, на что стоит выделить основные временные ресурсы, а что займет совсем немного времени.

10. Метод Тима Феррисса.

Эксперт продуктивности Тимоти Феррисс выдвигает свой метод планирования рабочего времени. Он считает, что можно эффективно трудиться 20 % своего времени, а оставшиеся 80 % заниматься повседневной текучкой. Чтобы все успевать – нужно уметь фокусироваться. Это позволит избежать переутомления и даст возможность быстрее двигаться к заветным целям.

Приложения для планирования рабочего времени

В настоящее время существует немало помощников для грамотного планирования времени рабочего дня. Они помогают не только обычным людям, но и лицам, имеющим большое влияние в бизнесе.

Вот некоторые приложения, которые подходят для применения методов из нашего списка тайм-менеджмента:

• Focus To-Do – совмещает в себе менеджер задач и таймер Pomodoro.

• Trello – канбан-доска для личных нужд и работы в команде, помогает охватить все ваши проекты на работе и дома.

• Forest – таймер для телефона, который помогает сосредоточиться на важном деле. С его помощью можно использовать телефон как можно меньше, особенно при выполнении сложных задач. Это приложение помогает не отвлекаться на уведомления и переписки во время работы. Пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.

• Notion – если сказать коротко, то это приложение, в котором находится все в одном рабочем пространстве. Это база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.

• Todoist – удобный планировщик. Фиксирует задачи и обозначает их важность, развивает стойкие привычки и это еще не все. Приложение можно настроить под разные методы планирования, в том числе под матрицу Эйзенхауэра.

• SingularityApp – приложение с лучшими техниками управления задачами, проектами, делами. Это таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.