Профессиональная коммуникация и деловое общение

Профессиональная коммуникация помогает наладить качественные связи между сотрудниками компании. Именно она позволяет эффективно взаимодействовать на самых разных уровнях. Скорость и доступность передачи информации в конечном итоге определяют темп и качество работы всего предприятия. Значит, от профессиональной коммуникации опосредованно зависит и прибыль.

Нельзя не отметить, что она также входит в понятие этики делового общения. И потому на отраслевом уровне рынка тоже используется профессиональная коммуникация. Общение с конкурентами, поставщиками и потенциальными инвесторами порой выглядит как искусная игра, где каждый шаг может обернуться как успехом, так и провалом. О других возможностях эффективной профессиональной коммуникации расскажем далее.

Понятие профессиональной коммуникации

Для начала дадим определение профессиональной коммуникации. Это официальное общение, которое происходит в деловой сфере. Цель такого взаимодействия — решение задач, достижение результатов или оптимизация какой-либо деятельности. У сторон такой коммуникации есть статусы, например, начальник, партнер, сотрудник, работник, коллега и т. д.

Субординационное взаимодействие возникает при контакте двух людей, которые занимают разные ступени общественного положения (начальник и подчиненный). Тут прослеживается вертикаль отношений. Если же партнеры находятся на одинаковом уровне, то они осуществляют горизонтальную коммуникацию.

Профессиональное общение — неотъемлемая часть нашей жизни. С ним мы сталкиваемся в учебных и официальных учреждениях, а также на работе. Это общение, которое происходит между лекторами и студентами, коллегами, конкурентами, директорами и работниками. И для эффективной профессиональной коммуникации важно соблюдать принципы, условия и быть знакомым со средствами передачи информации. Собеседникам нужно в буквальном и переносном смысле говорить на одном языке, понимать друг друга.

Этапы и задачи профессиональной коммуникации

Условно деловые переговоры можно разделить на 5 этапов:

1. Ознакомление. Партнеры представляются друг другу, происходит обмен любезностями.

2. Ориентация в ситуации. На этом этапе собеседники устанавливают задачи, стремятся понять, что необходимо оппоненту, диктуют условия.

3. Обсуждение. Деловые проблемы, вопросы детализируются и тщательно обговариваются.

4. Решение задач. Происходит поиск компромисса, ищут те варианты взаимодействия, которые были бы выгодны обеим сторонам.

5. Завершение контакта. Коммуникация прекращается, стороны расходятся.

Участники диалога не затрагивают цель. А вот средства для ее достижения обговариваются и планируются. Учитываются потребности и интересы всех собеседников.

Плодотворное и результативное сотрудничество является основной задачей профессиональной коммуникации. Она состоит из 3 процессов:

• социальная перцепция, или стремление понять и воспринять партнера;

• коммуникация — передача информации;

• интеракция — совершение действий.

Деловой этикет и профессиональная коммуникация неразрывно связаны.

Формы и виды профессиональной коммуникации

Формы бизнес-общения:

1. Совещания.

2. Консультации.

3. Собрания.

4. Беседы.

5. Интервью.

6. Отчеты.

7. Презентации.

8. Деловые переписки.

9. Переговоры.

10. Конференции.

Это лишь некоторые примеры профессиональной коммуникации. Каждому специалисту в своей области нужно знать язык делового общения и его правила, уметь грамотно строить диалог с партнерами. Для достижения успеха необходимо взаимодействовать не только лично, но и при помощи технических средств (телефон, почта, факс, программы).

Также профессиональная коммуникация набирает все большую популярность и в Интернете. IT-технологии увеличивают скорость обработки и передачи данных, устраняют ошибки, вызванные человеческим фактором.

Есть 3 основных вида делового общения:

1. Административно-канцелярский.

2. Дипломатический.

3. Законодательный.

Особенности профессиональной коммуникации в каждом из этих случаев свои, равно как и специфика. Все три вида требуют использования точных формулировок, фактов, исключают яркое выражение эмоций. Деловое общение сейчас подразумевает не только рабочие отношения, но и любой разговор формальной направленности.

Главные принципы профессиональной коммуникации

• Официальность и вежливость. Деловой стиль является основой профессиональной коммуникации.

• Межличностность. В диалоге у каждого человека есть своя точка зрения и вариант решения проблемы. Это нужно учитывать и стараться не конфликтовать с чужими интересами.

• Многоплановость. Результат зависит не только от сути передаваемого сообщения, но также и от манеры, и от тона речи. Важно применять разные инструменты и стараться в диалоге использовать как можно больше их.

• Целеполагание. Диалог должен быть направленным. И помимо главной задачи нужно поставить еще несколько дополнительных. Их можно и не озвучивать, их наличие должно подразумеваться как само собой разумеющееся.

• Непрерывный контакт. С завершением разговора коммуникация не прекращается. Она переходит в разряд невербальной. Многозначны жесты, мимика и даже молчание. Все это не стоит упускать из виду.

5 правил профессиональной коммуникации

Отношение окружающих зависит от грамотного поведения человека в сфере бизнеса:

1. Нацеленность на взаимопонимание.

Поиск компромисса — основная цель делового общения. Ценится открытость, готовность воспринимать информацию и обмениваться ею с собеседником. Не соответствует нормам избегание контакта или враждебное отношение. Уважение и внимание выражают жестами, взглядом, а также активным слушанием до конца.

2. Речь должна быть четкой, разборчивой, неторопливой и немонотонной.

Любые крайности неприемлемы. Тяжело слушать человека, который что-то бормочет себе под нос, выражается невнятно, говорит чересчур медленно или быстро. Такого субъекта становится даже неприятно воспринимать.

3. Продуманность речи.

Свой монолог лучше не только составить, но и записать. Все бизнесмены до того, как начать разговор, обдумывают темы для обсуждения, а также вопросы. Любое публичное выступление или речь подразумевает следование плану, состоящему из вступления, основной части, заключения и выводов.

4. Умение задавать как открытые, так и закрытые вопросы.

От того, как прозвучал вопрос, зависит ответ. Закрытый, подразумевающий четкие да или нет, не дает возможности собеседнику высказаться, выразить свое мнение, он вынужден говорить кратко и просто. Важно избегать нетактичных, прямолинейных расспросов.

5. Неприемлемость длинных фраз и сложносоставных предложений.

Эффективность устной профессиональной коммуникации определяется скоростью и емкостью изложения.

Хотя соблюдение всех вышеприведенных правил и принципов может представляться сложным, но постоянное совершенствование своей личности решит эту задачу. Чем больше опыта делового сотрудничества, тем успешнее будет общение в сфере бизнеса.

Как преодолеть сложности профессиональной коммуникации

Для достижения успеха в бизнесе важно быть искусным жонглером слова, умело доносить свои идеи так, чтобы их не только понимали, но и принимали. Такое требование хотя и возникло недавно, но уже успело пустить корни в деловых кругах. Как письменная профессиональная коммуникация, так и речевая одинаково требуют соблюдения официального стиля. Хотя допустимо разбавление неформальными фразами, но не часто и без перегибов. Только тогда достижим успех в бизнесе или продвижение по карьерной лестнице.

И даже если соблюсти все нормы делового разговора, можно столкнуться с препятствиями психологического характера:

1. Барьер мотивации. Бывает так, что предмет разговора просто неинтересен собеседнику, и все попытки увлечь его проваливаются. Это может говорить о том, что один из партнеров использует другого и не воспринимает его как личность.

2. Барьер морали. Возникает, если кто-то из собеседников нечестен, намерен лгать, непорядочен. Деловое общение для него — вариант сокрытия неприглядных планов. Умелая маскировка, искусные речи могут создать сложности в преодолении этого препятствия.

3. Барьер эмоций. Предубежденное отношение мешает достигать гармонии во взаимоотношениях. Деловое общение не будет успешным, если стороны изначально враждебны друг к другу.

Чтобы облегчить себе профессиональную коммуникацию и вызвать доверие собеседника, стоит воспользоваться рекомендациями:

• Обращение по имени. Это необходимо, чтобы показать внимание и уважение к личности. Всем нравится, когда их имя произносят, люди даже склонны лучше воспринимать информацию после этого.

• Улыбка. Не всегда применима, ведь устная профессиональная коммуникация чаще требует серьезности и сконцентрированного внимания, а значит, и сдержанной мимики. Улыбка располагает, вызывает доверие и симпатию, она как ключик к сердцу.

• Комплименты. Добрые, искренние слова похвалы украшают любое общение, в том числе и деловое. Важны приятные, сдержанные комплименты, но от сердца.

• Внимание к личности. Специфика профессиональной коммуникации не подразумевает потерю человечности. Собеседники – это в первую очередь люди со своим характером и особенностями. Им нравится личный интерес, внимание, уважение и активное слушание со стороны других.

• Честность и порядочность. Как ни скрывай информацию или ни искажай ее, правда все равно выяснится, а вот потерянное доверие и доброе имя вряд ли получится вернуть.

Основные правила делового общения можно изучить либо самостоятельно, либо записаться на специальные семинары и курсы. Но для постижения искусства разговора необходима практика, проявление себя как культурного, порядочного, честного и надежного человека, знающего свое дело.