Профессиональная этика в коллективе и правила ее соблюдения

Что собой представляет? Профессиональная этика в коллективе – это свод норм и правил, на которых основываются рабочие взаимоотношения. Придерживаться их должны как сотрудники, так и руководители при общении с подчиненными.

Зачем нужна? Служебный этикет помогает соблюдать субординацию, способствует эффективной работе и высоким результатам, а также создает здоровую обстановку в коллективе. Поэтому введение его в любой структуре обязательно и чаще всего даже бывает документально зафиксировано.

Служебный этикет и его виды

Выделяют несколько его разновидностей:

Правила поведения с клиентами, которых необходимо придерживаться

• не следует пристально смотреть в глаза собеседнику, откровенно его разглядывать, так как он может от этого смутиться;

• запрещается отвлекаться во время важной беседы на разговоры по телефону;

• внешний вид, включая обувь, должен быть опрятным.

Правила электронного общения (по электронной почте, использование электронных площадок, мобильных приложений и мессенджеров)

• обязательное заполнение всех граф в электронном письме (особенно это касается правильности заполнения поля «Тема»);

• непременное наличие подписи в любых письмах;

• обязательное приветствие собеседника, тактичность и вежливость в общении с ним.

Офисный этикет общения по телефону

• обращать внимание на свой тон и интонации в голосе;

• не забывать здороваться и представляться собеседнику, причем нужно не только называть свое имя, но и должность, фирму, которую вы представляете;

• прежде чем начать разговор, необходимо поинтересоваться у собеседника, удобно ли ему в данный момент разговаривать, только после его согласия можно озвучивать тему и излагать суть беседы;

• запрещено во время диалога принимать пищу или пить;

• громкую связь можно включать, только если разрешил собеседник;

• по окончании разговора следует попрощаться.

Рабочий этикет руководителя (мужчины или женщины)

• необходимо определить тип управления, оценить настрой коллектива, выработать свое отношение к подчиненным;

• следует создать в офисе бесконфликтное пространство.

Человека, не соблюдающего законы делового этикета, никогда не будут уважать коллеги. Такие люди не пользуются авторитетом у партнеров по бизнесу. Важно научиться правильно оперировать словами, мимикой, жестами, выбирать подходящие позы. Необходимо, чтобы эти и другие формы невербального общения были уместными.

Деловой этикет:

• способствует формированию положительного образа;

• оказывает позитивное влияние на конечный результат важных переговоров;

• подстраховывает человека при возникновении неловкостей или форс-мажорных обстоятельств;

• помогает быстрее и успешнее добиться поставленной задачи.

Если пренебрегать правилами этикета, можно понести убытки в бизнесе, потерять приоритетные позиции среди конкурентов.

Ключевые составляющие профессиональной этики

В понятие «этикет» входят нравственные, моральные категории, нормы, принципы поведения, общения людей друг с другом. Все это обязательно должно использоваться в окружении, семье, а также на работе, где особенно важен деловой этикет. Его соблюдение обеспечивает успех среди бизнесменов.

Причем даже если человек будет культурным, вежливым, деликатным и тактичным, с прекрасным образованием, его не воспримут как профессионала, если он не придерживается определенных правил делового этикета.

Тот, кто желает достичь успеха в бизнесе, должен воспитать в себе и постоянно совершенствовать деловые качества: трудолюбие, абсолютное осознание общественного долга, взаимовыручку.

Расположения людей помогут добиться: правильно построенная грамотная речь, безупречный имидж, умение держать себя в обществе, владение тонкостями невербального общения:

• Понятие «свобода» в деловом этикете означает, что этика обеспечивает беспрепятственное волеизъявление всех партнеров. В деловых кругах кроме собственной свободы всегда ценится важность соблюдения коммерческой тайны и свобода в поступках партнеров по бизнесу. Это означает, что никто не должен создавать препятствия в деятельности других компаний и вмешиваться в их дела, пытаясь навязать свои методы работы. Помимо этого, под понятием свобода подразумевается толерантное отношение к религиозным убеждениям партнеров и их национальным особенностям.

• Важное значение имеет речь. Если человек вежливый, он легко найдет контакт с партнерами по бизнесу, коллегами, клиентами благодаря доброжелательному тону и тембру голоса. Следует уважительно относиться к окружающим людям, и тогда не только сохранятся крепкие дружеские отношения, но и увеличится доход предприятия.

• Человек должен быть толерантным и терпимым к другим людям (партнерам, клиентам, коллегам), понимая и принимая их недостатки, слабые черты характера. В этом случае легче построить доверительные взаимоотношения. Любое общение в деловых кругах ориентировано на добро, оно исключает грубость, непримиримость, недоброжелательность и неблагосклонность. Если даже партнер оказался непорядочным, не следует скандалить и ругаться. Важно сохранять хладнокровие, спокойствие, тактичность при любых обстоятельствах.

• Такие важные качества, как тактичность и деликатность, подразумевают способность не только слушать, но и слышать своего собеседника. При общении следует ориентироваться на возраст, пол, религиозные убеждения своего оппонента. Кроме того, не рекомендуется общаться на неприемлемые темы, особенно во время переговоров с иностранцами. В разных странах существуют свои обычаи и традиции, кажущиеся странными. Не все люди понимают поведение и поступки иностранных партнеров, считая их излишне бесцеремонными или панибратскими. Комплименты приветствуются, но не следует доводить их до открытого лицемерия, переходя через грань деликатности. Нужно выработать в себе важные качества – уметь слушать, слышать, делать выводы, вносить встречное предложение.

• Деловой человек, желающий оставить о себе благоприятное впечатление, должен быть пунктуальным и ответственным, уметь правильно распределять свое время, приходить без задержек на запланированные встречи. Современные люди живут по расписанному по минутам режиму дня. Поэтому нужно уметь ценить не только свое, но и чужое время, не допускать опозданий более чем на 5 минут. Иначе это будет восприниматься как грубое нарушение делового этикета, при котором никакие извинения не помогут.

• Для обеспечения справедливости в отношениях важно оценивать индивидуальные качества людей и их работу непредвзято. Надо объективно относиться к критическим замечаниям, уметь прислушиваться к советам.

• Большое значение имеют высокая степень исполнительности и ответственности.

Если человек придерживается главных правил делового этикета, он сможет легко наладить эффективное сотрудничество с людьми. Нарушение базовых принципов приводит к потере имиджа, репутации компании, а, следовательно, к материальным убыткам и отсутствию профессионального роста.

Внутри каждой деловой среды или профессиональной отрасли есть свой особенный набор правил этикета (например, у обслуживающего персонала, юристов или таксистов). Если человек работает в сфере международных отношений, он должен соблюдать нормы общения и поведения, установленные в других странах.

Профессиональная этика при общении по телефону и в переписке

Чтобы разговор по телефону получился результативным, к нему нужно тщательно подготовиться. Рассмотрим универсальные правила, которых следует придерживаться при совершении деловых звонков:

• прежде чем позвонить человеку, необходимо получить информацию об особенностях его личности;

• не продолжать звонить после пропущенных собеседником пяти гудков;

• если линия занята, значит, человек разговаривает – в этом случае следует нажать «отбой»;

• длительность незапланированного разговора не должна превышать 5 минут;

• если звонок не был заранее согласован, необходимо письменно спросить, удобно ли позвонить в данный момент;

• по мнению психологов, улыбка во время беседы помогает изменить дикцию, таким образом вызвав расположение к себе собеседника;

• голос станет увереннее, если разговаривать стоя, распрямив спину;

• деловой звонок допускается совершать в период с 9 до 19 часов, то есть в рабочее время (звонить в нерабочее время можно только после предварительного согласования);

• разговор должен проводиться в тишине;

• после неожиданного прерывания звонка необходимо сразу же перезвонить;

• перед важным разговором нужно приготовить ручку и бумагу (либо компьютер) для фиксации наиболее значимых деталей.

По окончании беседы следует отправить собеседнику фидбэк – короткую резюмирующую запись с перечнем договоренностей. Если обсуждались повседневные рабочие вопросы, это не потребуется.

Есть правила, которых нужно придерживаться при деловой переписке:

• обязательное указание в шапке письма названия и контактов вашей компании, независимо от того, начинаете вы переписку или отвечаете;

• ответ на письмо следует дать не позднее двух часов после его получения;

• в ответе необходимо указывать только те сведения, которые касаются вопросов, затронутых в полученном сообщении.

Профессиональная этика при общении начальника с подчиненным

В каждой компании взаимоотношения строятся на базе контактов директора с подчиненными, и наоборот.

Работник и руководитель

Подчиненный должен уважать начальника, что не означает лести, забрасывания комплиментами и абсолютного беспрекословного подчинения.

Работнику при наличии собственной точки зрения на тот или иной вопрос следует ее высказывать в корректной форме. Грубость недопустима.

Главные критерии взаимоотношений начальника и сотрудника:

• подчиненный должен вести себя в коллективе так, чтобы там сохранялась дружеская обстановка;

• недопустимо нарушение сотрудником субординации, выражающееся в желании подчиненного руководить своим начальником, это расценивается как проявление неуважения;

• запрещаются в процессе общения с руководством категоричные интонации.

Директор и сотрудник

Руководитель должен показать на личном примере своим сотрудникам, как нужно правильно общаться, соблюдая нормы.

О том, что начальник ведет себя в соответствии с критериями профессионального этикета, может свидетельствовать то, как он раздает поручения (строго приказывает или просит).

Для умного начальника важно знать мнение своего коллектива, который он ценит. Мудрый руководитель должен быть справедливым, не допускать необъективных наказаний, справедливо награждать за отлично выполненную работу.

При хорошем начальнике:

• коллектив сплачивается;

• все предпосылки возникающих профессиональных проблем сразу выясняются;

• работникам оказывается доверие;

• происходит адекватная оценка допущенных ошибок.

Начальник создает атмосферу в коллективе. Он не должен допускать критику в адрес подчиненного на глазах у других. Кроме того, руководителю не рекомендуется демонстрировать перед сотрудниками собственную некомпетентность.